E-Mail

E-Mail (kurz Mail; englisch: „electronic mail“; zu Deutsch: „die elektronische Post“ oder „der elektronische Brief“) bezeichnet eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefartige Nachricht. Verschlüsselte E-Mail Dienste werden heute in Deutschland zum Beispiel von DE-Mail, E-Postbrief und Opolis Secure Mail betrieben, aber inzwischen auch von vielen Providern angeboten.

Als Erfinder von E-Mail über Rechnernetze gilt Ray Tomlinson. E-Mail ist einer der wichtigsten Internetdienste, obwohl es inzwischen viele andere Möglichkeiten, zum Beispiel Messengerdienste von verschiedenen Anbietern gibt. Das E-Mail-System hat in der Kommunikation einige Vor- und Nachteile, die immer wieder diskutiert werden. In der Unternehmenskommunikation wird die zunehmende Informationsflut durch E-Mails seit Anfang des 21. Jahrhunderts als Problem wahrgenommen.^[1] Daher sind einige Unternehmen dazu übergegangen, diese Möglichkeit der Kontaktaufnahme nach außen stark einzuschränken, indem zum Beispiel mit Formularen im World Wide Web gearbeitet wird, um die Fragen und Wünsche der Kunden zu standardisieren. Teilweise sind einige Unternehmen nur noch über ein Call-Center oder die traditionelle Post erreichbar.

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1 Vorteile

Als einer der wichtigsten Vorteile von E-Mails gilt die Geschwindigkeit, mit der sie übermittelt werden. Oft dauert es nur wenige Sekunden bis vom Empfänger gelesen werden können. Der praktische Aufwand ist geringer, da kein Ausdrucken, Kuvertieren, Adressieren, Frankieren und Transport mit der traditionellen Post (über Briefkasten und Zusteller) zum Empfängers nötig ist. Auf dem Computer geschriebene Texte können direkt und einfach per verschickt, mit Anhängen (Bilder und Dokumente) versehen und beim Empfänger direkt auf dem Computer gelesen und ggf. weiterverarbeitet werden. Es kann teilweise eine Übermittlungs- und Lesebestätigung angefordert werden. Für viele Leistungen werden keine zusätzlichen Kosten berechnet, und es kann auf Papier verzichtet werden. Der Text kann auch gegliedert und in den meisten Programmen gestaltet werden. Es gibt Textbausteine und die Möglichkeit, die gleiche E-Mail an beliebig viele Empfänger zu versenden. Der Empfang und die Weiterverarbeitung sind wesentlich einfach als bei Papierdokumenten.

2 Nachteile

Einige Provider haben Beschränkungen bei der Größe, insbesondere bei den Anhängen zu den E-Mails. Teilweise wird dies mit Sicherheitsbedenken begründet, da auch ein Computervirus oder ein Trojaner mit einer E-Mail unbemerkt verschickt werden kann. In vielen Fällen wird entweder der Absender oder der Empfänger benachrichtigt, dass eine E-Mail nicht zugestellt wurde. Kleinste Fehler in der E-Mail-Adresse können dazu führen, dass die falsche Person eine E-Mail erhält oder der Versand abgewiesen wird. Im Gegensatz zu einem Brief, bei dem der Postbote notfalls eine falsche Schreibweise erkennt, gibt es bei E-Mail-Adressen keine Korrekturmöglichkeit während der Übermittlung. Notfalls muss die richtige E-Mailadresse beim Empfänger auf anderem Wege erfragt werden. Bei E-Mails mit großen Dateianhängen kann es zu Laufzeitverzögerungen kommen, weil manche System viele kleine E-Mails vorrangig verschicken. Einstellungen oder Beschränkungen bei Empfänger können dazu führen, dass erwünschte E-Mails im Spam-Ordner landen, angeblich unzustellbar sind oder aus anderen Gründen versehentlich gelöscht werden. Die Zeitangaben sind nicht immer zuverlässig. Zudem kann oft nicht kontrolliert werden, ob die E-Mail von dem rechtmäßigen Empfänger tatsächlich geöffnet und gelesen wurde, auch wenn die Optionen das suggerieren.

Ein weiterer Nachteil ist - vor allem bei Organisationen wie Vereinen und großen Unternehmen, dass sehr viele E-Mails eintreffen können und diese bearbeitet werden müssen. Dafür wurden wie etwa bei Outlook von Microsoft Erweiterungen entwickelt, um Aufgaben zu verwalten usw.; einige Unternehmen bieten stattdessen Formulare an und lassen keine E-Mail zu.