Workforce-Management

Workforce-Management (WFM) umfasst sämtliche IT-Systeme zur Unterstützung von Produktivität und Motivation im Personalbestand. Weiter gefasst werden sie auch als HRMS (Human Resource Management System) oder als ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) bezeichnet. Zu den Anbietern zählen ADP, Terrasoft, Oracle, PeopleSoft, SAP, IFS, Reflexis, WorkPlace Systems, Kaba, Kronos und RedPrairie. Daneben gibt eine Reihe von Software-Unternehmen sowie Nischenanbieter, die sich auf einen oder mehrere Bereiche spezialisiert haben (z.B. Authoria, Open Wave oder Perbit). Zu diesen Bereichen zählen etwa:

• Gehaltsabrechnungen

• HR Administration

• Zeitwirtschaft

• Karriereplanung

• Talent-Management oder Bewerbersuche

• Learning Management oder Training Management

• Performance-Management

• Bedarfsprognose und Personaleinsatzplanung

In einigen Branchen und Märkten wie beispielsweise im Bereich Contact Center oder im Handel bedeutet Workforce Management, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Zur umfassenden Begriffsklärung ist eine Abgrenzung zur traditionellen Personaleinsatzplanung notwendig. Die Personaleinsatzplanung ist im Bereich Zeitwirtschaft verankert und umfasst die reine Verwaltung von Arbeitszeit in Vergangenheit und Zukunft. Dieser traditionelle Ansatz hat sich in den letzten 10-15 Jahren zum ganzheitlichen, bedarfsorientierten Workforce Management weiterentwickelt, das unter ökonomischen Gesichtspunkten die Veränderungen der Planungsanforderungen und -ziele bei der Optimierung des Personaleinsatzes miteinbezieht. Neben den beiden Kernaspekten der Bedarfsorientierung und der Optimierung schließt Workforce Management im ganzheitlichen Sinne auch die Prognose des Arbeitsaufkommens und des entsprechenden Personalbedarfs, die Einbindung der Mitarbeiter in die Planung, das Management von Arbeitszeiten sowie die Analyse und Steuerung des gesamten Prozesses ein.

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1 Marktentwicklung

Der Markt für Workforce-Management ist noch relativ jung: Lag der unternehmerische Fokus in den achtziger und neunziger Jahren noch auf Themen wie Supply Chain Management (SCM) oder Produktionsplanung- und steuerung (PPS), sowie in den letzten Jahren auf (Enterprise Resource Planning (ERP) und Serviceorientierte Architektur (SOA), wandte man sich im Zuge des zunehmenden Kostendrucks verstärkt dem Thema Personal zu. Workforce-Management hat sich in allen personalintensiven Arbeitsbereichen weltweit zu einem wichtigen strategischen Baustein in der Unternehmensführung entwickelt.

Laut einer Studie der SRH Heidelberg ist Workforce-Management für drei Viertel der Entscheidungsträger der Top-1.000-Unternehmen in Deutschland ein wichtiges Thema, mit steigender Tendenz. Aber nur gut ein Drittel dieser Unternehmen arbeitet mit entsprechenden Softwarelösungen. Branchenanalysten wie AMR Research und DMG Consulting gehen davon aus, dass dieser Markt in den nächsten Jahren weiter dynamisch wächst. Software-Anbieter in diesem Bereich sind beispielsweise Atoss Software, InVision Software, GFOS mbH, Aspect, IEX, Kaba und Interflex.

2 Einsatzbereiche

Workforce-Management-Lösungen können in nahezu allen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden. Während in vielen Unternehmensbereichen die Anwendung spezieller Software für ERP, Customer Relationship Management (CRM), oder HR-Management etc. üblich ist, erfolgt die Planung des Mitarbeitereinsatzes dagegen häufig noch über Tabellenkalkulation oder Zeiterfassung, was oftmals teure Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten, hohe Fluktuation, schlechten Kundenservice und nicht ausgeschöpfte Umsatzpotenziale mit sich bringt. Personalplaner können durch den Einsatz einer Software für bedarfsorientiertes Workforce Management den Einsatz der Mitarbeiter eines Unternehmens unter Berücksichtigung aller gegebenen Richtlinien und Regelungen optimieren, indem die Arbeitszeiten mit dem tatsächlichen Bedarf und dessen Schwankungen in Einklang gebracht werden. Dafür muss zunächst der Bedarf identifiziert und durch Kennzahlen messbar gemacht werden: Workforce-Management-Systeme analysieren hierzu historische Werte, beispielsweise Anzahl und Dauer von Kundenkontakten, Umsatzzahlen, Kassentransaktionen oder zu bearbeitende Aufträge. Um die Bedarfsermittlung nicht nur auf maschinell erfassbare Werte zu stützen, sondern auch Planungserfahrungen einzubinden, sehen viele Systeme Möglichkeiten der manuellen Anpassung vor. Die ermittelten Prognosewerte werden dann mithilfe eines auf den speziellen Anwendungsfall abgestimmten Algorithmus in einen konkreten Personalbedarf umgerechnet.

Der aktuelle und zukünftige Mitarbeiterbedarf, kurzfristige Spitzenauslastungen, Verfügbarkeiten, Urlaubszeiten, Budgetvorgaben, Qualifikationen oder arbeits- und tarifrechtliche Vorschriften müssen in die Planung einfließen, um einen wirklich optimalen Einsatz der Beschäftigten zu gewährleisten. Im Workforce-Management-Prozess spielt die Integration der Mitarbeiter als Motivationsfaktor eine wichtige Rolle. In vielen Systemen können Mitarbeiter Verfügbarkeiten und geplante Abwesenheiten hinterlegen und sich Arbeitszeiten wünschen, sofern sie die damit verbundenen Tätigkeiten aufgrund ihrer Qualifikationen erfüllen. Erfahrungswerte belegen, dass bei professionellen Workforce-Management-Systemen in der Regel mehr als 80 Prozent der Mitarbeiterwünsche Berücksichtigung finden. Verschiedene Optimierungsverfahren garantieren hierbei eine bestmögliche Synthese aus optimierten Einsatzplänen und Mitarbeiterwünschen.

Je flexibler die Arbeitszeitmodelle werden und je komplexer damit auch die Planung des Mitarbeitereinsatzes wird, umso höher sind die Anforderungen an eine korrekte Zeitwirtschaft. Da die Zeiterfassung und die Abrechnung der Arbeitszeiten eng mit der Planung der Einsätze verknüpft sind, ist die Integration der Zeitwirtschaft in den gesamten Prozess des Workforce-Management die logische Folge. Anhand automatisierter Prozesse werden die Arbeitszeiten in den Workforce-Management-Systemen exakt auf die notwendigen Zeitkonten gebucht und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammen gestellt.

Zudem bieten viele Softwarelösungen eine Reihe an Möglichkeiten zur Evaluation der Planung in Echtzeit, so dass auf Abweichungen vom prognostizierten Bedarf und eine zu erwartende Unter- oder Überdeckung kurzfristig reagiert werden kann: Steuerungsfunktionen ermöglichen die permanente Neuanpassung des Personaleinsatzes an den tatsächlichen Bedarf. Hierzu sieht die Optimierung eine manuelle Anpassung der Daten vor, beispielsweise bei kurzfristigen Bedarfsschwankungen oder beim Ausfall eines Mitarbeiters.

3 Quellen

Niß, Michaela: Workforce Management löst Personaleinsatzplanung ab. CoPers 5/2004, Seite 18-24, Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH, Frechen.

Gemeinschaftsstudie der Frankfurter Allgemeine Zeitung, SRH Fachhochschule Heidelberg und Atoss: Standort Deutschland 2006: Zukunftssicherung durch intelligentes Personalmanagement.

AMR Research, 2006: The Human Capital Management Applications Report, 2005–2010
DMG Consulting: 2009 Contact Center Workforce Management Market Report