Hauspost

Die Hauspost bezeichnet einen Arbeitsprozess innerhalb der Kommunikationslogistik von Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen mit der Aufgabenstellung, papiergebundene Dokumente zu den richtigen firmeninternen Empfängern zu bringen. Es handelt sich dabei um

Kataloge, Zeitungen und Dokumente aus dem Posteingang
Dokumente, die in ihrer Bearbeitung mehrere Abteilungen durchlaufen
Dokumente, die für den Postausgang bestimmt sind
Akten, die aus dem Archiv stammen oder ins Archiv sollen
kleinere Gegenstände.

Betriebswirtschaftlich wird dadurch die interne Kontrolle (etwa der Einhaltung des Dienstweges) gestärkt, und es werden Portokosten internalisiert, bei verschiedenenorts domizilierenden Organisationen (Stadtsparkassen, Ministerien, Universitäten) mit starken Ersparniseffekten. Jedoch hängt es von der Qualität der Poststelle ab, ob dadurch mehr Zeit gebraucht wird, bis die Post beim Empfänger eintrifft. Denn die Aufgabe setzt eine genaue Kenntnis voraus, welcher Mitarbeiter derzeit in welcher Filiale bzw. welchem Raum arbeitet, wo sich dieser Raum befindet, wer diesen Mitarbeiter sowie seinen Stellvertreter vertritt, und wo diese zu erreichen sind.

1 Ein typisches Beispiel einer regulären Hauspost

Eine eingegangene Rechnung muss zuerst von der Finanzbuchhaltung erfasst werden, um das Zahlungsziel und die nötigen liquiden Mittel zu planen und wird mit der Hauspost in die zuständige Abteilung gebracht. Nach der Erfassung muss überprüft werden, ob die berechnete Ware überhaupt geliefert worden ist und ob die Mengen korrekt sind. Per Hauspost wird die Rechnung zu der Abteilung gebracht, die die Ware angenommen hat und die den Lieferschein aufbewahrt. Im dritten Schritt muss per Hauspost die Rechnung in die Einkaufsabteilung gebracht werden, weil hier überprüft wird, ob die berechneten Preise sowie die Zahlungs- und Lieferbedingungen mit dem Kaufvertrag übereinstimmen. Zum Abschluss wird das mehrfach bearbeitete Dokument in die Buchhaltung zur Bezahlung und Buchung zurück gebracht.