Travel Management

Als Travel Management, oder auch als Business Travel Management benannt, werden neben der Buchung sowie der Organisation von Geschäftsreisen innerhalb der Organisationen auch die kompletten Verläufe des Reisebuchungsprozesses sowie des Abrechnungsprozesses bezeichnet. Somit umfasst diese Form des Managements die Analysierung, die Steuerung und die Optimierung von Vorgängen sowie zu tätigenden Leistungen, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen stehen. Dazu gehören die Planung, die Organisation, die Durchführung sowie die Abrechnung und die Kontrolle.

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1 Aufgaben des Travel Management

Zu den Aufgaben des Travel Management gehören u.a.^[1]:

Strategischer Einkauf von Dienstleistungen, z.B. Flug, Hotel, Mietwagen
Komplette Reisekostenabrechnung sowie Reisekostencontrolling
Führen und Kontrolle von Fahrtenbüchern
Organisation von Veranstaltungen sowie Durchführung im Zusammenhang mit touristischen Angeboten und anderen Leistungen
Entwicklung, Realisierung, Ergänzung
Beratung der Konzerngesellschaften im Bezug auf den Bereich des Business Travel Managements
Erstellung und Überprüfung firmeninterner Reiserichtlinien

2 Prozesse des Travel Management

Die Vorbereitungsphase

Im ersten Schritt der Vorbereitung wird die Wirtschaftlichkeit im Bezug auf die Reise geprüft. In manchen Fällen können Geschäftsreisen durch Telefon- oder auch Videokonferenzen ersetzt werden. In den meisten Fällen übernimmt der Mitarbeiter seine Planung selber. Meist erhält er einen Firmenwagen oder ein Budget für Verkehrsmittel. Allerdings kann auch ein Reisebüro oder das Sekretariat mit der Reiseplanung beauftragt werden. Zuerst wird der Zeitpunkt, Zweck sowie Ort bestimmt. Wenn möglich, können mehrere Termine miteinander kombiniert werden. In vielen Fällen müssen Geschäftsreisen im Vorfeld von dem Geschäftsführer bestätigt werden. Der Antrag für eine Geschäftsreise kann in Papierform erfolgen, aber auch durch sogenannte Workflow-Systeme, die in Unternehmen integriert sind. In diesem Fall landet der Antrag automatisch bei der Person, die die Geschäftsreise im Vorfeld genehmigen muss. Somit werden die Richtlinien eingehalten für die Reise. Für alle notwendigen Informationen wie Unterkunft, Transportmittel usw. stehen dem Reiseplaner etliche Quellen bereit. Diese können das Internet, Hotelführer oder auch das Reisebüro sein. Die Planung kann umfangreich oder auch weniger umfangreich sein. Ausschlaggebende Faktoren können dafür die Distanz, die Dauer und die Art der Geschäftsreise sein. Eine große Rolle spielt ebenfalls, ob der Mitarbeiter zum erstmalig eine Geschäftsreise macht oder gegebenenfalls sogar schon an diesem Ort war. In dem Fall können alte Reisedaten aktualisiert werden. Oftmals sind sich die Geschäftsreisen in einzelnen Unternehmen ähnlich. In diesem Fall ist es von Vorteil, den Prozess durch Business Management Travel Systeme zu standardisieren und automatisieren.

Die Organisationsphase

In der Phase der Organisation für die Reiseplanung umgesetzt und Buchungsprozess findet statt, welcher reiserichtlinienkonform sein muss. Dabei wird natürlich auf die Finanzen geachtet. Es werden also nach günstigeren Hotels und Flügen Ausschau gehalten. Auch bei weiteren Verkehrsmitteln wird das für das Unternehmen sinnvollste gewählt. Das Reisebüro hat die Pflicht, alles konstant laufen zu lassen. Somit erhält das Travel-Management alle relevanten Reisedaten zur Steuerung und Auswertung. Mitarbeiter umgehen oftmals den Richtlinien, indem sie Hotels etc. selber buchen. Im System hinterlegen alle Reisevermittler Profile von allen Reisenden. Mit Hilfe dieser Hinterlegung werden alle persönlichen Präferenzen, eine regelmäßige Teilnahme an Bonusprogrammen oder gegebenenfalls vorhandene Company Cards bei der Buchung berücksichtigt. Nachdem die Buchungsbestätigung erfolgt ist, bekommt der Reisende seine Reisedokumente - falls notwendig. Diese erfolgen fast ausschließlich nur noch auf elektronischem Weg. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, dass Leistungen storniert oder geändert werden müssen, da sich die Planung des Reisenden verändert hat. Dies kann den kompletten Reiseplan umwerfen. In vielen Firmen haben die Mitarbeiter die freie Entscheidung, ihre Reise selber über das sogenannte Internet Booking Engine zu buchen. Allerdings ist diese Möglichkeit nur bei unkomplizierten Reisen mit direkten Verbindungen möglich. Der durchgängige Prozess ermöglicht dem Unternehmen, hoch Kosten einzusparen. Für kompliziertere Reisen ist es dennoch notwendig, das Fachwissen eines Mitarbeiters des Reisebüros in Anspruch zu nehmen. Sofern keine Company und Corporate Card (Kreditkarte) im Unternehmen vorliegt, wird eine Finanzierung im Vorfeld beantragt. Sie soll alle Leistungen während der Reise sowie für den im Vorfeld entstandenen Aufwand finanziell abdecken.

Die Durchführung der Geschäftsreise

Nach der Vorbereitung und Organisation findet die Reise statt. Eventuelle Wartezeiten an Flughäfen werden für die Arbeit eingeplant. Vielreiser sowie Nutzer der ersten Klasse erhalten oft die Möglichkeit, an Flughäfen sowie Bahnhöfen sogenannte Business-Lounges zu nutzen. Eventuell weiter anfallende Reiseausgaben können von dem Mitarbeiter mit der Corporate Card beglichen werden. Zunächst findet die Abbuchung über das private Konto des Reisenden statt, jedoch nach der Reisekostenabrechnung wird dieses Geld zurück erstattet. Möglicherweise können Unregelmäßigkeiten vorkommen, wie Verspätungen oder Ausfall von Verkehrsmitteln. In diesem Fall muss der Reisende schnellstmöglich informiert werden. Gegebenenfalls muss eine Alternative gefunden, Reisepläne geändert oder Termine verschoben werden.

Die Reisekostenabrechnung

In der Reisekostenabrechnung sind alle vor der Reise gebuchten Kosten vorhanden. Bei Bezahlung per Kreditkarte ist es nicht notwendig, alles per Hand einzugeben, da es bereits im System aufgelistet ist. Barausgaben müssen manuell erfasst werden. Die Abrechnung wird vom Vorgesetzten geprüft und bestätigt. Im Anschluss erhält der Mitarbeiter die Zahlung. In manchen Unternehmen, heutzutage allerdings selten, werden alle Belege manuell in das System eingetragen. Es kommt zu langen Wartezeiten und eine zügige Rückzahlung ist nicht möglich. Durch die Zahlung mit Kreditkarte hingegen erfolgt alles automatisch. Auch wichtige Daten für die Buchhaltung und den Reisenden (Überweisung) werden automatisch weitergeleitet. Im Management–Informationssystem (MIS) fließen die Kreditkartendaten zusammen. Diese Daten geben dem Travel-Management wichtige Informationen über die Reisekosten, häufig bereiste Orte sowie die Nutzung bevorzugter Leistungsträger. Nach Analyse und Auswertung werden die Daten zur Steuerung verwendet. Eine weitere Optimierung der Systeme ist nicht abzuwägen.

Die Auswertung und das Controlling

Das Controlling dient zur Steuerung und Überwachung der Prozesse, Reiserichtlinien und Beschaffung. Daten werden zur Auswertung aus MIS und Berichtswesen verwendet. Ebenfalls wird geprüft, ob alle Reisedaten korrekt abgewickelt wurden. Eventuelle Veränderungen des Reiseaufkommens können ermittelt werden. Ebenfalls ist nachvollziehbar, wie sich die einzelnen Reisekosten verteilen. Gegebenenfalls wird eine Abänderung der Reiserichtlinien vorgenommen - meist auf Abläufe (z.B. Kreditkarten), selten auf Strukturen. Die Auswertung dient zur Optimierung von zeitlichen und finanziellen Aspekten. Eine Transparenz der Daten ist dafür notwendig.